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27.03.2019

Italien macht elektronische Rechnungsstellung verpflichtend

Unternehmen müssen ihre Verfahren umstellen / Von Katrin Grünewald

Bonn (GTAI) - Seit Anfang 2019 sind alle in Italien registrierten Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen. Ab diesem Zeitpunkt werden keine Papierrechnungen mehr akzeptiert.

Hintergrund ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Mit dieser sollen die in den EU-Mitgliedstaaten stark voneinander abweichenden Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung vereinheitlicht werden und die grenzüberschreitende Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen gefördert werden.

Mit seinem Haushaltsgesetz (Gesetz Nr. 205 vom 27. Dezember 2017) geht die italienische Regierung über die von der Europäischen Union geforderte Regelung hinaus. Denn seit dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung nicht nur für öffentliche Aufträge verpflichtend. Hingegen verpflichtet das Gesetz nahezu alle Unternehmen sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen.

Hierfür benötigte Italien eine Ermächtigung der Europäischen Union (EU), da eine Abweichung von den Art. 218 und 232 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie 2006/112/EG gegeben ist. Diese wurde mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2018/593 des Rates der EU erteilt. Danach darf Italien die elektronische Rechnungsstellung für in Italien ansässige Steuerpflichtige vorschreiben, es sei denn diese fallen unter die Steuerbefreiung für Kleinunternehmen. Außerdem darf Italien danach vorsehen, dass die Empfänger von elektronischen Rechnungen dieser Ausstellungsform nicht zustimmen müssen.

Anwendungsbereich betrifft alle ansässigen Unternehmen

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft ab dem 1. Januar 2019 alle in Italien ansässigen mehrwertsteuerpflichtigen Wirtschaftsakteure mit Sitz, (Zweig-)Niederlassung oder Betriebsstätte in Italien. Nicht betroffen sind Steuerpflichtige, für die das sogenannte begünstigte Besteuerungssystem gemäß Art. 27 Absatz 1 und 2 der Gesetzesverordnung Nr. 98 vom 6. Juli 2011 oder das pauschale Besteuerungssystem gemäß Art. 1 Absatz 54 bis 89 des Gesetzes 190 vom 23. Dezember 2014 gilt.

Im B2B-Bereich gilt das Gesetz für alle Leistungen, die zwischen in Italien ansässigen Unternehmen erbracht werden. Nicht betroffen von der neuen Regelung sind grenzüberschreitende Geschäfte mit Unternehmen, die keinen Sitz, keine (Zweig-)Niederlassung oder Betriebsstätte in Italien haben. Derartige Geschäfte müssen allerdings vom italienischen Vertragspartner der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle entrate) gemeldet werden.

Im B2C-Bereich gilt das Gesetz für alle Transaktionen, in denen der Leistungserbringer in Italien mehrwertsteuerpflichtig ist und der Kunde seinen Wohnsitz in Italien hat.

Unternehmen stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung

Eine Rechnung wird zunächst von einem Unternehmen in dem vom italienischen System für die elektronische Rechnungsstellung akzeptierten XML-Format erstellt. Dies kann über eine Software, die App FatturAE oder eine von der italienischen Steuerbehörde zur Verfügung gestellten Webanwendung erfolgen. Diese Anwendung kann auf dem Portal Fatture e Corrispettivi auf der Webseite der italienischen Steuerbehörde unter https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/ abgerufen werden. Um das Portal nutzen zu können, ist eine Anmeldung erforderlich. Ferner kann auch marktübliche Software verwendet oder auf die Hilfe qualifizierter Finanzintermediäre zurückgegriffen werden.

Anschließend wird das Dokument über das öffentliche Austauschsystem Sistema di Interscambio, kurz: SdI an die italienische Steuerbehörde übermittelt. Dafür bestehen verschiedene Möglichkeiten: Zum einen kann die Übermittlung über eine elektronisch zertifizierte E-Mail erfolgen, zum anderen ist der Versand über das Portal Fatture e Corrispettivi beziehungsweise die App FatturAE möglich. Letztere wird wie die Webanwendung von der italienischen Steuerbehörde kostenlos zur Verfügung gestellt. Auch kann eine Datei über File Transfer Protocol (FTP) übertragen werden, was sich insbesondere für Unternehmen eignet, die eine große Anzahl an Rechnungen zustellen.

Die an das SdI übermittelte Rechnung wird nach Eingang einer technischen Prüfung unterzogen, die höchstens fünf Tage dauert. Dabei wird festgestellt, ob die Rechnung die steuerrechtlich erforderlichen Mindestangaben enthält sowie, ob die angegebene Mehrwertsteuernummer und die elektronische Adresse des Kunden existieren. Auch die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer wird überprüft. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung von dem System dem Kunden über die von ihm gewählte Methode zugestellt. Auch für den Empfang von Rechnungen stehen die oben erläuterten Möglichkeiten zur Verfügung. Dem Aussteller der Rechnung wird zudem eine Zustellungsbestätigung übermittelt.

Besteht eine Rechnung die Prüfung nicht, wird dem Aussteller über den von ihm gewählten Weg der Übermittlung der Rechnung ein Ablehnungsbeleg zugestellt, in dem der Grund für die Ablehnung angegeben wird. Der Rechnungsaussteller ist dann verpflichtet, den Fehler zu beheben und die Rechnung erneut an das SdI zu senden.

Die Rechtsfolgen führen zu Nichtzustellung

Beachtet ein Unternehmen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht, führt dies in der Regel dazu, dass die Rechnung nach italienischem Recht als nicht zugestellt gilt. Auch technische Fehler bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung führen zur Nichtzustellung. Das bedeutet, dass der Vertragspartner unter anderem den Rechnungsbetrag zurückbehalten darf.

Darüber hinaus können Geldbußen gemäß Art. 6 des Decreto legislativo del 18/12/1997 n. 471 verhängt werden.

Besondere Pflicht der Aufbewahrung beachten

Das neue Gesetz führt schließlich zu einer besonderen Aufbewahrungspflicht für elektronisch generierte Rechnungen. Diese müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Eine einfache Speicherung auf dem Computer reicht hierfür nicht aus, sondern es existiert ein festgeschriebenes Verfahren für die elektronische Aufbewahrung.

Diese Aufbewahrung kann entweder über einen qualifizierten Finanzintermediär oder über ein auf der Webseite der italienischen Steuerbehörde zur Verfügung gestelltes Verfahren erfolgen. Dieses ist über das Portal Fatture e Corrispettivi abrufbar.

Dieser Artikel ist relevant für:

Italien Handelsrecht, Bürgerliches Recht (allg.), Abschreibung, Rechnungslegung, Bilanzierung

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