Das wohl wichtigste unter den polnischen Registern stellt das polnische Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, abgekürzt KRS) dar. Dieses wird vom Justizministerium in Zusammenarbeit mit den für Unternehmen zuständigen Wirtschaftsabteilungen der Amtsgerichte (sądy rejonowe) unterhalten. Rechtsgrundlage hierfür ist das Gesetz über das Handelsregister (Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r.). Das polnische Handelsregistergesetz sieht in seinem Artikel 1 Absatz 2 drei Arten von Registern vor, die im Handelsregister zusammengelegt sind. Es handelt sich dabei um:
- das Unternehmerregister (Rejestr Przedsiębiorców, Artikel 36-48);
- das Register für Verbände, andere soziale und berufliche Organisationen, Stiftungen und selbständige öffentlich-rechtliche Gesundheitszentren (Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, Artikel 49-54);
- Register der zahlungsunfähigen Schuldner (Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, Artikel 55-60, siehe hierzu die Rubrik Rechtsrahmen, Insolvenzrecht.
Diejenigen Amtsgerichte in Polen, die ein Handelsregister führen, werden auch sądy rejestrowe (Registergerichte) genannt. Die in das Handelsregister eingetragenen Informationen können dabei auf drei Wegen eingeholt werden:
- bei dem zuständigen Registergericht durch persönliches Einsehen;
- durch gebührenpflichtiges Beziehen eines Handelsregisterauszugs bei der Informationszentrale der Registergerichte (Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego), welche vom Justizministerium unterhalten wird und die Niederlassungen bei jedem Registergericht hat;
- durch elektronische Einsichtnahme des Handelsregisterauszugs über die entsprechende Internetseite des polnischen Justizministeriums.
Eintragungspflichtig sind diejenigen, denen das Gesetz eine Registrierung im Handelsregister vorschreibt.
Im Unternehmerregister werden dabei folgende juristische Personen registriert:
- Offene Handelsgesellschaften (spółki jawne);
- Partnerschaftsgesellschaften (spółki partnerskie);
- Kommanditgesellschaften und Komanditgesellschaften auf Aktien (spółki komandytowe; spółki komandytowo-akcyjne );
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością);
- Aktiengesellschaften (spółki akcyjne);
- Genossenschaften (spółdzielnie);
- Europäische Gesellschaften, Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigungen und Europäische Genossenschaften (spółki europejskie, spółki europejskich zgrupowań interesów gospodarczych, spółdzielnie europejskie);
- Ausländische Unternehmen und Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmer (przedsiębiorstwa zagraniczne, oddziały przedsiębiorstw zagranicznych).
Zu beachten ist hier, dass Unternehmer ohne besondere Rechtsform nicht im Handelsregister, sondern im Zentralregister der wirtschaftlichen Tätigkeit (CEIDG) registriert sind.
Weiter enthält das Gesetz Vorgaben dazu, welche Pflichtangaben im Unternehmensregister eingetragene juristische Personen auf ihren Geschäftsbriefen anzugeben haben (Artikel 34 des Gesetzes über Handelsregister – im Folgenden Handelsregistergesetz) oder aber welche Dokumente beispielsweise Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaften im sogenannten Katalog des Registers zu hinterlegen haben (Artikel 8a Handelsregistergesetz).
Die bei der Anmeldung im polnischen Handelsregister vergebene KRS-Nummer, ist sowohl Grundlage für die Registrierung beim Hauptamt für Statistik (Główny Urząd Statystyczny), das die sogenannte REGON-Nummer vergibt, als auch für die Anmeldung beim Finanzamt (Urząd Skarbowy), das wiederum die sogenannte NIP-Nummer vergibt.
