Regeln für den Geschäftskontakt

Um erste Kontakte herzustellen, sind Fachmessen eine gute Gelegenheit. Auf einigen Messen in Südkorea ist Deutschland regelmäßig mit Gemeinschaftsständen vertreten. Vorstellungen bei Firmen auf eigene Initiative per E-Mail oder über LinkedIn aus Deutschland heraus sind häufig wirkungslos, denn sie lassen den hohen Stellenwert von persönlichen Beziehungen außer Acht. Entsprechend kommen Kontakte zu einer Person oder einem Unternehmen in der Regel über eine Einführung durch Dritte zustande. Dabei verbürgt sich der Vermittler quasi für den Vorgestellten.

Eine Reihe von Einrichtungen kann bei der Herstellung von Kontakten behilflich sein. Hierzu zählen die Deutsch-Koreanische Industrie- und Handelskammer (AHK Korea) und die Deutsche Botschaft in Seoul, aber auch europäische Handelshäuser und Anwaltsbüros, so etwa solche, in denen deutsche Rechtsanwälte tätig sind.

Langfristiges Interesse am Geschäftspartner zeigen

Pünktlichkeit ist bei Treffen ratsam, denn dieser Aspekt kann sich auf den vielfach entscheidenden ersten Eindruck auswirken. Bei Investitionsgeschäften werden Treffen meist beim südkoreanischen Geschäftspartner stattfinden. Auch die Räumlichkeiten des German Office der AHK lassen sich für Gespräche nutzen. Je nach Unternehmen, Status der Gesprächspartner und Funktion des Treffens kann ein Hotel in Betracht gezogen werden.

Wegen des südkoreanischen Hierarchiedenkens sind Visitenkarten essenziell. Gesprochen und verhandelt wird im Regelfall auf der gleichen hierarchischen Ebene. Deshalb sollte der ausländische Geschäftspartner auf der Visitenkarte den höchstmöglichen Titel angeben, ohne allerdings zu übertreiben. Die Gestaltung der Rückseite der Karte in koreanischer Sprache ist hilfreich. Visitenkarten werden mit beiden oder nur mit der rechten Hand überreicht. Es empfiehlt sich, die Karte des Gegenübers einige Augenblicke lang interessiert zu studieren. Den Anlass und das Datum des Treffens auf der empfangenen Visitenkarte im Beisein des Gebers zu vermerken, gilt als unhöflich.

Die Hauptfunktion des ersten Gesprächs ist das Kennenlernen. Die südkoreanische Seite will vor dem Beginn von Verhandlungen einen Eindruck vom Gegenüber in Bezug auf Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit gewinnen. Daher nehmen persönliche Themen einen wichtigen Raum beim ersten Treffen ein. Manche, aus deutscher Sicht zu persönliche Fragen lassen sich "ungefähr" beantworten. Wichtig ist aber, dass das Gesprächsklima angenehm bleibt.

Deutsche Mittelständler können nicht davon ausgehen, dass sie und ihre Erzeugnisse in Südkorea bekannt sind. Hilfreich ist der Hinweis darauf, im jeweiligen Feld beispielsweise Weltmarktführer zu sein oder große internationale Unternehmen zu seinen Kunden zählen zu können.

In Gesprächen ist zu beachten, dass die Bedeutung von Inhalten auf Englisch nicht immer sofort verstanden wird. Bei Dolmetschern sollte es sich um erfahrene Kräfte handeln, die auch kulturelle Unterschiede gut überbrücken können. Bei der Vermittlung unterstützt unter anderem die AHK.

Südkoreaner stellen hohe Ansprüche an die zeitliche Verfügbarkeit des Gesprächspartners. Von ihren lokalen Lieferanten sind sie es gewohnt, dass diese rund um die Uhr erreichbar sind und schnell reagieren, insbesondere wenn es darum geht, dringende Probleme zu lösen.

Verhandlungen erfolgen vielfach auf Arbeitsebene

Oft werden die eigentlichen Verhandlungen nicht vom obersten Management, sondern von den Arbeitsebenen geführt. Diese sind besser als die Vorgesetzten über Details informiert, haben aber oft keine Entscheidungsbefugnis. Die Chefs kommen nur am Ende zur Vertragsunterzeichnung hinzu, oder werden eingebunden, wenn dies zur Lösung komplexer Fragen notwendig ist.

Südkoreaner gelten als hartnäckige Verhandlungspartner in punkto Preise bei gleichzeitig höchsten Ansprüchen an die Qualität der Produkte. Wichtig ist es, die eigenen Grenzen zu kennen und zu überdenken, inwieweit Kompromisse eingegangen werden können. Manchmal kann es ratsam sein, einen möglichen Auftrag platzen zu lassen. Dennoch sollte auch bei einem solchen Schritt das angenehme Klima zwischen den Gesprächspartnern nicht gestört werden. Oft gibt es eine zweite Chance.

Verträge haben eine geringere Bedeutung als im Westen. Persönliche Beziehungen und gegenseitiges Vertrauen der Parteien sind im Regelfall wichtiger. Dennoch sind Verträge vor allem dann essenziell, wenn Probleme in der Geschäftsbeziehung entstehen. Die Vereinbarungen sollten eindeutige Bestimmungen enthalten, denn nach Erfahrung von in Südkorea tätigen ausländischen Juristen gehen Unklarheiten meist zu Lasten des ausländischen Unternehmens.

Bei Abweichungen von Vereinbarungen kann die Abwägung schwierig sein, ob auf die Einhaltung eines Vertrags gepocht werden sollte oder nicht. Zwar mag dies im Einzelfall Erfolg versprechen. Es kann aber durchaus sein, dass es deshalb zu keinen Anschlussverträgen kommt. Generell werden in Südkorea vom Kunden viele Leistungen oder Änderungen als kostenloser Service erwartet. Für derartige Zusatzkosten sollten deutsche Anbieter einen preislichen Puffer einplanen.

Geschäftsessen weit verbreitet

Essen und Trinken sind ein wichtiger Aspekt im südkoreanischen Geschäftsleben, der dem Aufbau und der Pflege der Vertrauensbasis dient. Mittagessen starten meist um 12 Uhr, Abendessen um 19 Uhr. Mehr als zwei Stunden sind in der Regel nicht zu veranschlagen. Häufig endet das Essen, nachdem der letzte Gang serviert ist. Dies kann gelegentlich sehr abrupt wirken. Zum Mittagessen wird Alkohol in der Regel nur mäßig oder gar nicht konsumiert. Bei Abendessen sind Bier und Soju (Reisschnaps) – auch in größeren Mengen – verbreitet.

Man schenkt den Anwesenden ein, wenn die Gläser ausgetrunken sind – nicht sich selbst. Dies wird dann wiederum von anderen übernommen. Trinksprüche etwa auf eine gute Zusammenarbeit sind häufig. Dem deutschen "Prost" entsprechen auf Koreanisch "Geonbae" oder "Uihayo". Getrennte Rechnungen und Trinkgeld sind in Südkorea unüblich.

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