Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten bei Teilnahme an Umfragen mit Microsoft Forms

GTAI nutzt das Tool „Microsoft Forms“, um Umfragen und Abstimmungen in Forms bzw. in Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren durchzuführen. Nach der Erstellung eines Formulars können interne und externe Personen dazu eingeladen werden, dieses auszufüllen und an uns übermitteln. Für Externe ist kein Microsoft-Konto erforderlich.

Microsoft Forms ist ein Service der Microsoft Corporation. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Auftrag der GTAI durch

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown 
Dublin 18 
D18 P521 
Irland

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch GTAI, bei der Nutzung einer Microsoft Forms Umfrage.

Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft, finden Sie unter den folgenden Links: 

Microsoft Servicevertrag 

Sicherheit und Datenschutz in Microsoft Forms

Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• IP-Adresse
• Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse,
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Bevorzugte Sprache
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Angaben in der Umfrage: Diese Angaben sind umfragenspezifisch. Der Benutzer, die Benutzerin entscheidet, bei der Eingabe von Freitext in Antwortfeldern welche personenbezogenen Daten übermittelt werden. Bei Befragungen der GTAI geht es im Wesentlichen um allgemeine Angaben zu Unternehmen und Wirtschaftsinformationen. Persönliche Angaben, wie über Namen und Funktion im Unternehmen hinausgehen, werden nicht erhoben.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist abhängig vom jeweiligen Kontext, in dem die Umfrage durchgeführt wird.

• Gewährleistung einer datenschutzkonformen IT-Infrastruktur sowie Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3 BDSG
• Identifizierung der Benutzer (z.B. Lizenzierung, Authentifizierung und Autorisierung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3 BDSG
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Aufgaben im öffentlichen Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 BDSG
• Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Vertrag oder zur Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Verarbeitung von Beschäftigtendaten für die Durchführung, Ausübung und Erfüllung des Beschäftigtenverhältnisses, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO und der Betriebsvereinbarung M365 der GTAI

Die Teilnahme an Umfragen und oder Abstimmungen ist freiwillig.

Gerätekennung und Standortdaten

Es werden keine Gerätekennungen und keine weiteren Standortdaten erfasst.

Dauer der Speicherung

Sind Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht (GTAI Löschkonzept).

Anonymisierte Protokolldaten werden bis zu 30 Tage für den Zugriff von GTAI gespeichert. Eine Einsicht erfolgt ausschließlich zur Feststellung von Systemfehlern, Fehlerbehebung, Klären von Sicherheitsfragen sowie zur Prüfung von Manipulationen oder sonstigem Missbrauch. Sie ist ausschließlich Administratoren der M365 Plattform zugänglich.

Daten, die in Umfragen erhoben werden, werden so lange aufgehoben, wie sie zur Zweckerfüllung benötigt werden. Im Einzelfall ist der Aufbewahrungszeitraum bzw. die Löschfrist durch die jeweils spezifische Umfrage geregelt.

Empfänger personenbezogener Daten

Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Insbesondere werden Benutzerkennung und IP-Adresse an Microsoft weitergegeben. Bei Nutzung des Dienstes werden Inhaltsdaten an Microsoft übertragen. Nach Angaben von Microsoft erfolgt die Übertragung der Inhaltsdaten verschlüsselt. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Verschlüsselung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung und auf den Microsoft Purview Informationsseiten im Internet.

Drittland

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt unter Einhaltung der Regelungen des Kapitel V der DS-GVO zur Übermittlung personenbezogener Daten ins Drittland.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“, oder an einer Forms-Umfrage in einem Drittland aufhalten. Auch kann im Support- und Wartungsfall in Einzelfällen sowie bei einer Verarbeitung durch Microsoft zu Geschäftszwecken von Microsoft eine Einsichtnahme auf Daten aus dem Drittland nicht ausgeschlossen werden.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

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