Geschäftspraxis: Notwendige Management-Ressourcen nicht unterschätzen

Regelmäßige persönliche Besuche sind ein wichtiger Bestandteil, um ein Projekt in der Ukraine erfolgreich werden zu lassen. Dies gilt vor allem in der Startphase und wenn man neue Partner sucht oder kennenlernen will. Längere Abwesenheit wird oft als mangelndes Interesse an dem gemeinsamen Projekt oder nicht hinreichende Kontrolle interpretiert.

Schriftliche Korrespondenz sollte mit Telefonaten oder Videokonferenzen flankiert werden, um sicher zu sein, dass Mitarbeitende oder Geschäftspartnerinnen und -partner involviert sind. Man kann nicht davon ausgehen, dass aktiv nachgefragt wird, falls etwas nicht verstanden wird oder unklar geblieben ist.

Viele Projekte scheitern daran, dass deutsche Unternehmerinnen und Unternehmer nach einer aktiven Einstiegsphase die Präsenz vor Ort zurückfahren. Damit ist auch ein Rückgang der faktischen Kontrolle verbunden.

Beim Aufbau von eigenen Niederlassungen in der Ukraine sollte man darauf achten, dass die Leitungsstruktur diversifiziert aufgebaut wird, nicht alle Loyalitäten von einer einzigen Person abhängen und "Check and Balance"-Mechanismen beachtet werden, darunter auch das Vier-Augen-Prinzip.

Beim Einführen oder Umsetzen von Compliance-Systemen ist es wichtig, nicht nur Berichte und Papier zu prüfen, sondern auch auf den Gegencheck mit dem Tatsächlichen und Gegenständlichen (Inventur, Lagerprüfung, Kundenbefragungen) zu achten.

Haken und Ösen einbauen

Verträge sollten nicht nur auf Entsprechung mit deutschem Recht oder europäischem Recht überprüft werden, sondern auch auf Übereinstimmung mit ukrainischem Recht. Die Durchsetzung von Verträgen ist in der Ukraine kompliziert. Neben professionell erstellten und gut geprüften Verträgen ist es ratsam, weitere Haken und Ösen in den Geschäftsbeziehungen vorzusehen, die Risiken minimieren, wie die hundertprozentige Vorauszahlung, eine staatliche Absicherung der Bundesregierung über Euler Hermes im Handelsbereich, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie PwC im Investitionsbereich oder durch einen Akkreditiv.

Eine Überprüfung von potenziellen Geschäftspartnern sollte dem Abschluss von Verträgen unbedingt vorangehen. Im Außenhandel ist in der Ukraine der Abschluss eines Außenhandelsvertrages vorgeschrieben, auch bei Dienstleistungen respektive im IT-Bereich. Beim Geschäft mit ukrainischen Partnern sollte man darauf achten, dass auch der Zahlungsverkehr direkt aus beziehungsweise in die Ukraine getätigt wird und nicht über Drittländer.

Dagegen ist bei ungesicherten Vorauszahlungen oder Warenkrediten an nicht schon langjährig bekannte Geschäftspartner größte Vorsicht geboten.