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Register

Germany Trade & Invest (Stand: 24.8.2017)

Der deutsche Dienstleistungsempfänger kann in Polen auf eine Vielzahl elektronischer Register zugreifen. Zur Verfügung stehen:

  • das polnische Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy);

  • das Register der Wirtschaftlichen Tätigkeit (CEIDG);

  • die Register beziehungsweise Mitgliederverzeichnisse einiger berufsständischer Organisationen.

Polnische Handelsregister-KRS

Das wohl wichtigste unter den polnischen Registern stellt das polnische Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, abgekürzt KRS) dar. Dieses wird vom Justizministerium in Zusammenarbeit mit den für Unternehmen zuständigen Wirtschaftsabteilungen der Amtsgerichte (sądy rejonowe) unterhalten. Rechtsgrundlage hierfür ist das Gesetz über das Handelsregister (Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r.). Das polnische Handelsregistergesetz sieht in seinem Artikel 1 Absatz 2 drei Arten von Registern vor, die im Handelsregister zusammengelegt sind. Es handelt sich dabei um:

  • das Unternehmerregister (Rejestr Przedsiębiorców, Artikel 36-48);
  • das Register für Verbände, andere soziale und berufliche Organisationen, Stiftungen und selbständige öffentlich-rechtliche Gesundheitszentren (Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, Artikel 49-54);
  • Register der zahlungsunfähigen Schuldner (Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, Artikel 55-60, siehe hierzu die Rubrik Rechtsrahmen, Insolvenzrecht.

Diejenigen Amtsgerichte in Polen, die ein Handelsregister führen, werden auch sądy rejestrowe (Registergerichte) genannt. Die in das Handelsregister eingetragenen Informationen können dabei auf drei Wegen eingeholt werden:

  •  bei dem zuständigen Registergericht durch persönliches Einsehen;
  • durch gebührenpflichtiges Beziehen eines Handelsregisterauszugs bei der Informationszentrale der Registergerichte (Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego), welche vom Justizministerium unterhalten wird und die Niederlassungen bei jedem Registergericht hat;
  • durch elektronische Einsichtnahme des Handelsregisterauszugs über die entsprechende Internetseite des polnischen Justizministeriums

Eintragungspflichtig sind diejenigen, denen das Gesetz eine Registrierung im Handelsregister vorschreibt.

Im Unternehmerregister werden dabei folgende juristische Personen registriert:

  • Offene Handelsgesellschaften (spółki jawne);
  • Partnerschaftsgesellschaften (spółki partnerskie);
  • Kommanditgesellschaften und Komanditgesellschaften auf Aktien (spółki komandytowe; spółki komandytowo-akcyjne );
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością);
  • Aktiengesellschaften (spółki akcyjne);
  • Genossenschaften (spółdzielnie);
  • Europäische Gesellschaften, Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigungen und Europäische Genossenschaften (spółki europejskie, spółki europejskich zgrupowań interesów gospodarczych, spółdzielnie europejskie);
  • Ausländische Unternehmen und Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmer (przedsiębiorstwa zagraniczne, oddziały przedsiębiorstw zagranicznych).

Zu beachten ist hier, dass Unternehmer ohne besondere Rechtsform nicht im Handelsregister, sondern im Zentralregister der wirtschaftlichen Tätigkeit (CEIDG) registriert sind.

Weiter enthält das Gesetz Vorgaben dazu, welche Pflichtangaben im Unternehmensregister eingetragene juristische Personen auf ihren Geschäftsbriefen anzugeben haben (Artikel 34 des Gesetzes über Handelsregister – im Folgenden Handelsregistergesetz) oder aber welche Dokumente beispielsweise Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaften im sogenannten Katalog des Registers zu hinterlegen haben (Artikel 8a Handelsregistergesetz).

Die bei der Anmeldung im polnischen Handelsregister vergebene KRS-Nummer, ist sowohl Grundlage für die Registrierung beim Hauptamt für Statistik (Główny Urząd Statystyczny), das die sogenannte REGON-Nummer vergibt, als auch für die Anmeldung beim Finanzamt (Urząd Skarbowy), das wiederum die sogenannte NIP-Nummer vergibt.

Zentralregister der wirtschaftlichen Tätigkeit-CEIDG

Das zweite, in seiner Bedeutung für den deutschen Dienstleistungsempfänger wichtige Register, führt das polnische Wirtschaftsministerium. Es handelt sich dabei um das sogenannte Zentralregister der wirtschaftlichen Tätigkeit – CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), welches seine Rechtsgrundlage in den Artikeln 23-49 des polnischen Gesetzes über die Gewerbefreiheit (Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej) hat. Darin werden sämtliche Personen erfasst, die einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen, ohne eine besondere Rechtsform zu haben oder im Rahmen einer spółka cywilna (GbR des polnischen Rechts) tätig sind.

Gesetzlich festgeschrieben in Artikel 23 Absatz 3 des polnischen Gesetzes über die Gewerbefreiheit ist der öffentliche Charakter der im CEIDG gespeicherten Informationen. Dies bedeutet, dass diese allgemein zugänglich und kostenfrei abrufbar sind. Der allgemeine Zugang wird mittels einer internetbasierten Anwendung, das heißt über eine elektronische Plattform garantiert. Diese ist zu finden auf der Internetseite www.ceidg.gov.pl . Die Informationen zu dem gesuchten Unternehmen können sodann über die Eingabe des Unternehmensnamens, der KRS-Nummer, der NIP-Nummer oder der REGON-Nummer ausfindig gemacht werden.

Folgende Daten sind im polnischen CEIDG-Register enthalten und weitestgehend auch online recherchierbar:

  • Firma des Unternehmers oder die Sozialversicherungsnummer (numer PESEL) der natürlichen Person;
  • vom Hauptamt für Statistik vergebene REGON-Nummer;
  • steuerliche Identifikationsnummer (NIP);
  • Information über die (auch ausländische) Staatsangehörigkeit des Gewerbetreibenden;
  • Informationen über Ort und Adresse beziehungsweise Geschäftssitz;
  • E-Mail Adresse und gegebenenfalls die Adresse der Internetseite des Gewerbetreibenden;
  • Datum der erstmaligen Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit;
  • genaue Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit nach der offiziellen polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeiten (Polską Klasyfikacją Działalności-PKD);
  • Informationen über etwaige Gesellschaftsverträge (der spółka cywilna);
  • Informationen über (General-) Vollmachten;
  • Informationen über Unterbrechungen und Wiederaufnahmen der wirtschaftlichen Tätigkeit;
  • Informationen zur Einschränkung oder zum gänzlichen Fehlen der Rechtsfähigkeit;
  • Informationen zu einem etwaigen Insolvenzverfahren;
  • Informationen zur Aufnahme eines insolvenzrechtlichen Reorganisationsverfahrens und schließlich;
  • Informationen über eine gänzliche Untersagung der wirtschaftlichen Tätigkeit.

Berufsspezifische Register in Polen

Für den Fall, dass der deutsche Dienstleistungsempfänger überprüfen möchte, ob der potentielle polnische Dienstleister Mitglied einer Berufskammer ist, kann er vom Angebot einiger Kammern profitieren, die ihre Mitgliederverzeichnisse für eine Recherche über das Internet zugänglich gemacht haben.

Bauingenieure

Hinzuweisen ist zunächst auf die Liste eingetragener Bauingenieure (lista członków) der Polnischen Kammer der Bauingenieure (Polska Izba Inżynierów Budownictwa), deren Suchformular folgende Eingabemöglichkeiten enthält:

  • Vorname (Imiona)
  • Nachname (Nazwisko)
  • Mitgliedsnummer (Numer członkowski)
  • Kreis (Okręg)

Die letzte Auswahl (szukaj na liście) fragt ab, ob es sich um ein Vollmitglied (członek) der Kammer oder eine Person mit Kandidatenstatus zur Vollmitgliedschaft (kandydat na członka) handelt. Die Suchtreffer enthalten in manchen Fällen als Warnhinweis das Auslaufdatum des Zertifikates des Bauingenieurs (data ważności zaświadczenia); an dieser Stelle ist besondere Vorsicht geboten, bedeuten doch die Einträge "zawieszony", dass die Kammermitgliedschaft ausgesetzt ist, und "skreślony", dass der Bauingenieur aus der Liste der registrierten Berufsträger gänzlich gestrichen wurde.

Anhand der oben dargestellten Funktionen kann der deutsche Dienstleistungsempfänger überprüfen und sicherstellen, ob der polnische Dienstleistungserbringer in Person des Bauingenieurs auch tatsächlich über die berufsrechtlichen Zulassungsvoraussetzungen verfügt und entsprechend versicherungsrechtlich, und somit auch haftungsrechtlich, abgesichert ist.

Architekten

Auch für Architekten kann über das Internet die Kammermitgliedschaft überprüft werden. Über den Link "Lista czynnych członków" (Liste der aktiven Architekten) kann unter Angabe des Namens, der Mitgliedsnummer oder der Angabe einer der 16 regionalen Architektenkammern überprüft werden, ob die betreffende Person auch tatsächlich als Architekt zugelassen ist. Dadurch kann wie bei den Bauingenieuren sichergestellt werden, dass die beruflichen Zulassungsvoraussetzungen und die versicherungsrechtlichen Absicherungen für einen eventuellen Haftungsfall gegeben sind.

Rechtsanwälte

Das polnische Rechtssystem kennt zwei Arten von Anwaltsberufen. Zum einen handelt es sich dabei um den adwokat (Rechtsanwalt); zum anderen um den radca prawny (Rechtsberater). Der adwokat kann im Gegensatz zum radca prawny im Bereich des gesamten Strafrechts als Verteidiger tätig sein, während der radca prawny nur auf die wirtschaftsstrafrechtlichen Mandate beschränkt ist. In den übrigen Rechtsgebieten und somit auch in dem für Dienstleistungen relevanten Bereich des Zivilrechts, sind diese beiden Berufsgruppen gleichberechtigte Rechtspflegeorgane. Der Unterschied zwischen diesen beiden Berufsgruppen ist somit als marginal zu bezeichnen und hat lediglich historische Gründe.

Das polnische Rechtsanwalts- und Anwaltsreferendarsregister (Krajowy Rejestr Adwokatów i Aplikantów Adwokackich-KRAiAA) besteht aus einer Datenbank, in der die drei Hauptgruppen der anwaltlichen Berufsgruppe verzeichnet sind:

  • Rechtsanwälte (adwokaci)
  • Rechtsanwalts-Referendare (aplikanci) sowie
  • ausländische Rechtsanwälte, die ebenfalls in Polen als Rechtsanwälte registriert sind (prawnik (adwokat) zagraniczny).

Als Suchkriterien können in dem Formular folgende Optionen ausgewählt werden:

  • Name (Imię, Nazwisko)
  • Anwaltskammer (Izba Adwokacka)
  • Interessenbereich (Preferowana praktyka).

Jeder Rechtsanwalt in Polen kann seinen jeweiligen Interessenbereich selbst bestimmen. Eine offizielle Fachspezialisierung, etwa ähnlich dem deutschen Fachanwalt, gibt es nicht.

Bei der Suche nach einem ausländischen Anwalt (Prawnik (Adwokat) Zagraniczny), der ebenfalls in Polen praktiziert, kann zusätzlich noch dessen Herkunftsland (kraj pochodzenia) eingegeben werden.

Auf der Seite der Landeskammer der Rechtsberater (Krajowa Izba Radców Prawnych) kann über die Suchfunktion "Wyszukiwarka Radców Prawnych" (Suchverzeichnis der Rechtsberater) der

  • Name des Rechtsberaters (Nazwisko) oder
  • eine beliebige (Bezirks-) Rechtsberaterkammer (Dowolna Izba)

eingegeben werden.

Sonstige polnische Register

Auch das Polnische Hauptamt für Statistik (Główny Urząd Statystyczny) bietet ein über das Internet zugängliches Register an. Dort bestehen über das polnischsprachige Suchformular zwei Recherchemöglichkeiten:

  • Suche nach der sogenannten REGON Nummer (wyszukiwanie wg numeru REGON), die vom Hauptamt für Statistik vergeben wird sowie
  • Suche nach der sogenannten NIP-Nummer (wyszukiwanie wg numeru NIP), die von den Steuerbehörden vergeben wird.

Das polnische Register der zur Ausstellung des Ausweises über die Gesamtenergieeffizienz berechtigten Personen steht auf der Internetseite des polnischen Ministeriums für Infranstruktur kostenfrei zur Verfügung (rejestr osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej).

Die polnischsprachige Suchmaske enthält dort diese Suchfelder:

  • Registrierungsnummer - Numer wpisu
  • Registrierungsdatum - Data wpisu
  • Name - Imie
  • Nachname - Nazwisko
  • Bauberechtigungsnummer - Numer uprawnien budowlanych

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