Personalsuche und Personalmanagement

Die Personalsuche erfolgt in der Ukraine vor allem über digitale Plattformen. Die wichtigsten Portale sind work.ua und robota.ua; für IT-Profile ist Djinni besonders relevant. Ergänzend werden Personalberater und Headhunting-Agenturen bei Führungspositionen oder schwer zu besetzenden Spezialprofilen eingesetzt, wie beispielsweise Smart Solutions, Antal International oder Hays. Bei der Executive Search liegen die Kosten typischerweise bei 15 bis 30 Prozent des Bruttojahresgehalts. Klassische HR-Agenturen berechnen häufig ein bis drei Monatsgehälter oder rund 12 bis 15 Prozent des Jahresgehalts.

Vor der Vollinvasion konnten viele Stellen binnen weniger Tage besetzt werden. Heute dauert die Besetzung häufig Wochen bis Monate. Regional zeigen sich Unterschiede: Besonders angespannt ist die Lage in Kyjiw und in der Westukraine. In westukrainischen Zentren wie Lwiw stehen durch Binnenmigration zwar mehr Kandidaten zur Verfügung, jedoch konkurrieren dort auch deutlich mehr Arbeitgeber um diese Fachkräfte – während in der Hauptstadtregion Kyjiw der Fachkräftemangel besonders ausgeprägt ist.

Anforderungen an die Stellenanzeige

Inserate müssen auf Ukrainisch veröffentlicht werden. Sollen sie zusätzlich in anderen Sprachen erscheinen, müssen die Inhalte übereinstimmen. Die Überprüfung von Bewerbern, etwa ihres Hintergrunds, muss den Datenschutzvorschriften entsprechen. Dafür ist eine ausdrückliche schriftliche Zustimmung erforderlich.

Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, ein Gehalt anzugeben. In der Praxis ist es aber sinnvoll, eine Gehaltsspanne zu nennen, weil die Anzeige dann besser gefunden wird und passendere Bewerbungen eingehen. Die Gehälter müssen in der ukrainischen Währung (Hrywnja) ausgezahlt werden.

Anreize rücken bei Fachkräftesuche in den Fokus

Die Personalverwaltung kann ausgelagert werden. Verbreitet ist das Employer-of-Record-Modell (EOR). Dabei übernimmt ein lokaler Dienstleister Verträge, Payroll, Steuern sowie Sozialabgaben. Typische Kosten liegen bei 300 bis 600 US-Dollar pro Beschäftigtem und Monat.

Die Mitarbeiterbindung gewinnt an Bedeutung. Unternehmen setzen auf Gehaltserhöhungen, Boni, Zusatzleistungen, Weiterbildung und psychologische Unterstützung. Zusätzlich bieten sie finanzielle und sachliche Anreize für schwer zu besetzende Stellen, insbesondere in Bau, Industrie und Logistik. Dazu zählen etwa Wohnraum oder Mietkostenzuschüsse, um die Mobilität zu erhöhen und Arbeitskräfte für weniger attraktive Einsatzorte zu gewinnen.

Auch die interne Umschulung gewinnt an Gewicht, weil viele Betriebe offene Stellen nicht mehr allein über den externen Arbeitsmarkt besetzen können.

Ukraine koppelt Rückstellung an Mindestgehalt von Beschäftigten

Für viele Unternehmen ist das ukrainische System zur Rückstellung von Beschäftigten von der Mobilisierung ein zentraler Faktor der Personalplanung. Bestimmte Unternehmen können einen Teil ihrer männlichen Beschäftigten vorübergehend von der Einberufung ausnehmen, wenn diese für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs unverzichtbar sind. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen offiziell als "kritisch" und somit wichtig für Staat, Versorgung, Verteidigung oder Wirtschaft anerkannt ist.

Bei der Rückstellung gelten drei Regeln: Grundsätzlich kann nur ein Teil der mobilisierungspflichtigen Belegschaft zurückgestellt werden. Die Obergrenze liegt meist bei 50 Prozent. In strategisch wichtigen Sektoren wie Energie und Rüstung sind Ausnahmen möglich. Die Rückstellung ist befristet und gilt jeweils bis zu sechs Monate. Danach muss sie neu beantragt werden.

Seit Frühjahr 2026 gilt zudem ein Einkommenskriterium: Das Bruttogehalt des Beschäftigten muss mindestens 21.617 Hrywnja pro Monat betragen. Dies entspricht dem 2,5-Fachen des gesetzlichen Mindestlohns (circa 420 Euro).

Praktische Hürden bei der Rückstellung

Das Verfahren erweist sich in der Praxis als komplex. Die wichtigsten Probleme sind:

• Restriktive Kriterien für die Einstufung als "kritisches" Unternehmen:
  Um den erforderlichen Status zu erhalten, müssen Betriebe mindestens drei von acht Kriterien erfüllen, etwa ein Steueraufkommen von über 1,5 Millionen Euro, Exporterlöse von über 32 Millionen Euro sowie eine strategische oder regionale Bedeutung und die Beschäftigtenzahl. Viele mittelständische Unternehmen erreichen diese Schwellenwerte nicht oder können sie schwer nachweisen.
• Bürokratie und Verzögerungen: 
  Die gesetzliche Prüfungsfrist für Rückstellungsanträge beträgt zehn Arbeitstage; in der Praxis dauern Verfahren laut Unternehmensberichten häufig Wochen bis Monate. Unternehmen berichten über intransparente Entscheidungen und fehlende Planbarkeit.
• Dynamische Rechtslage: Das Reservierungsrecht wurde seit 2022 mehrfach grundlegend geändert – durch neue Kabinettsbeschlüsse, geänderte Kriterien und regionale Sonderregelungen. Experten verweisen auf ein wachsendes Spannungsverhältnis zwischen Mobilisierungsbedarf, unternehmerischen Interessen und Rechtssicherheit.
• Formale Anforderungen an Beschäftigte: Reservierte Mitarbeiter müssen korrekt im Wehrregister erfasst sein, gültige Militärdokumente besitzen und ihre Daten fristgerecht aktualisiert haben. Fehler oder Versäumnisse können Rückstellungen praktisch blockieren.
• Gehaltsgrenze: Mit jeder Anhebung des Mindestlohns steigt automatisch die Mindestgehaltsgrenze für Rückstellungen. Unternehmen, die die Gehälter nicht entsprechend anpassen, verlieren den Rückstellungsschutz für betroffene Mitarbeiter.

Für ausländische Unternehmen empfiehlt sich eine laufende rechtliche Begleitung durch eine spezialisierte Kanzlei vor Ort, da sich die Regelungen kurzfristig ändern können. Die Einberufungspflicht betrifft Männer im Alter von 25 bis 60 Jahren. Seit August 2025 dürfen Männer im Alter von 18 bis 22 Jahren das Land wieder frei verlassen; für Männer von 23 bis 60 Jahren gilt weiterhin ein Ausreiseverbot. Die Mobilisierungs- und Ausreiseregelungen können sich kurzfristig ändern und sollten vor Investitionsentscheidungen aktuell geprüft werden.

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