Handelsvertreter

• Einsatz eines Handelsvertreters
• Lokale Besonderheiten
• Handelsvertreter auswählen
• Handelsvertreter managen
• Kontaktadressen

Der Einsatz ein oder mehrerer Handelsvertreter in Kolumbien kann aufgrund der Größe des Landes sinnvoll sein. Es ist ratsam, dass der Vertreter mit der Sprache und den landestypischen Besonderheiten vertraut ist. Zudem ist auf eine enge Betreuung und vorige Überprüfung zu achten. Verschiedene Firmen und die Deutsch-Kolumbianische Industrie- und Handelskammer (AHK Kolumbien) helfen bei der Suche und Auswahl des Handelsvertreters.

Einsatz eines Handelsvertreters

Der kolumbianische Markt gilt als stark umworben. Daher werden Erfolge meist nur mit entsprechender Marktpflege erreicht. So sind beispielsweise Prospekte in spanischer Sprache, wiederholter persönlicher Kontakt zu Geschäftspartnern vor Ort, Beratung, Service, Ersatzteil- und Lagerhaltung sowie die rasche Reaktion auf Kundenanliegen notwendige Verkaufshilfen. Wegen dieser Erfordernisse ist ein kolumbianischer Vertreter notwendig. Der Handelsvertreter ist mitunter die wichtigste Hilfe beim Vertrieb in Kolumbien.

Eine direkte Bearbeitung des Marktes ohne Handelsvertreter empfiehlt sich lediglich bei leicht überblickbaren Branchen ohne langwierige Vorbereitung und Nachbetreuung. Auch ein Vertriebspartner (Distributor) kann sinnvoll sein. Dieser ist selbstständig im eigenen Namen für den Kauf, Import und Vertrieb der Ware zuständig und trägt somit das Risiko. Eine eigene Vertriebsorganisation ist dann ratsam, wenn das Unternehmen den Markt bereits erschlossen hat und zügig Umsatzsteigerungen anstrebt. 

Lokale Besonderheiten

Laut der Weltbank beträgt der Anteil der städtischen Bevölkerung in Kolumbien 81,4 Prozent. Weniger als 20 Prozent der Kolumbianer leben im ländlichen Raum. Die Hauptstadt Bogotá ist mit Abstand der größte urbane Raum. Gleichzeitig ist das Land flächenmäßig groß und die Transportinfrastruktur verhältnismäßig schlecht. Daher ist eine regionale Aufteilung oftmals sinnvoll. Als Einsatzgebiete bieten sich beispielsweise die Bundesstaaten rund um die großen Städte an. Vor allem Cundinamarca rund um Bogotá, Antioquia mit seiner Hauptstadt Medellín, Valle del Cauca um Cali und die Region um Cartagena und Barranquilla an der Karibikküste empfehlen sich.

Spanisch ist in den meisten Landesteilen die einzige Geschäftssprache. Lediglich in der Hauptstadt kann Englisch von Nutzen sein. Bei der Entsendung von Expats ist darauf zu achten, dass diese über gute Spanischkenntnisse verfügen. Produktinformationen sind idealerweise ebenfalls in spanischer Sprache verfügbar.

Handelsvertreter auswählen 

Bei der Suche nach geeigneten Vertriebsmitarbeitern hilft die AHK Kolumbien und ihre Dienstleistungsgesellschaft DEinternational. Die AHK unterstützt deutsche Firmen bei Geschäftspartnersuchen, die individualisierbar sind und auch Informationen zur jeweiligen Branche umfassen. Darüber hinaus bietet sich das zentrale Handelsregister RUES (Registro Único Empresarial y Social) an.

Die AHK Kolumbien rät von Exklusivverträgen ab, da das zu Problemen und Abhängigkeiten führen kann. Zudem sei es wichtig, sich genau zu überlegen, wie man mit dem Handelsvertreter auseinandergeht. Laut der AHK solle man im Zweifelsfall die Zusammenarbeit vertraglich auflösen und auf mögliche Zahlungsansprüche achten. Weiterhin empfiehlt sie in jedem Fall einen Hintergrundcheck, der auch den Besuch vor Ort beinhaltet.

Sowohl die Aufsichtsbehörde Superintendencia de Sociedades de Colombia als auch die lokalen Handelskammern (Cámara de Comercio, Liste aller regionalen Kammern) stellen Informationen über Unternehmen wie zum Beispiel Adresse, Gründungsdatum, Kapital und Geschäftsführung bereit. Aufgrund der häufigen Informalität von kleinen und mittelständischen Firmen in Kolumbien, kann es schwierig sein, verlässliche Informationen zu erhalten. Hilfe bieten spezialisierte Anbieter. Neben den Informationen der Auskunfteien sind Fachkenntnisse über das Produkt und die Branche, ein guter Eindruck hinsichtlich Verantwortlichkeit und Engagement sowie ein guter Ruf in der Branche die wichtigsten Auswahlkriterien eines Handelsvertreters.

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Handelsvertreter managen

Der Handelsvertreter muss zunächst in der jeweiligen Handelskammer registriert werden. Da dieser als unabhängiger Unternehmer handelt, empfiehlt es sich nach der Einstellung einen engen Kontakt zum Handelsvertreter zu halten, ihn durch Schulung zu betreuen und Verkaufsziele vorzugeben. Auch Ressourcen wie Marketinghilfen, Muster, Produktinformationen und Importdokumente sollten zeitnah nach Beginn der Zusammenarbeit bereitgestellt werden. Hat der Vertreter die Arbeit aufgenommen, ist die zeitgerechte Versorgung mit Kostenvoranschlägen, technischen Lösungen und Ersatzteilen wichtig.

Der Vertretungsvertrag sollte von einem in Kolumbien ansässigen Anwalt gemäß den kolumbianischen Gesetzen – in Übereinkunft mit der deutschen Gesetzgebung – verfasst werden, damit der Vertrag von den kolumbianischen Behörden anerkannt wird und somit verbindlich ist. Nähere Informationen zum Handelsvertreterrecht finden Sie in unserer Reihe "Recht kompakt Kolumbien". Eine längerfristige Geschäftsbeziehung erfordert zudem eine regelmäßige Auffrischung durch einen Besuch in Kolumbien. Es ist des Weiteren ratsam, die Kenntnisse und Erfahrungen des Vertreters mittels eines Besuches der Firma in Deutschland zu vertiefen. Der Aufwand des Handelsvertreters wird gewöhnlich durch eine Pauschale vergütet, die bei exklusiven Vertretungen höher ausfällt als bei Vertretungen, die auch Produkte anderer Marken umfassen. Darüber hinaus wird meistens eine Provision festgelegt, die den branchenüblichen Sätzen entspricht und in der Regel bei Verkaufsabschluss fällig wird.

Kontaktadressen 

• Vertriebsaktivitäten erholen sich