"Wer KSeF ignoriert, begeht einen großen Fehler"

Unternehmen in Polen müssen ihre Rechnungen seit 2026 über das neue elektronische Rechnungssystem KSeF austauschen. Was deutsche Firmen mit einer Niederlassung in Polen jetzt beachten müssen, erklärt Roland Fedorczyk, Leiter des Geschäftsbereiches Recht und Steuern bei der Deutsch-Polnischen Industrie- und Handelskammer (AHK Polen).

Roland Fedorczyk, Leiter Recht und Steuern AHK Polen | © AHK Polen

Was genau ist KSeF?

KSeF steht für Krajowy System e-Faktur, was so viel heißt wie Nationales System für elektronische Rechnungen. Es handelt sich um eine staatliche Onlineplattform. Alle Unternehmen, die in Polen ansässig sind, müssen über das Portal strukturierte, elektronische Rechnungen in einem vorgegebenen XML‑Format ausstellen, empfangen und archivieren.

Wichtig ist, dass KSeF ausschließlich für B2B‑Rechnungen gilt, nicht aber für Rechnungen an Verbraucher.

Welche Unternehmen müssen KSeF nutzen?

Kurz gesagt: Alle, die in Polen ansässig sind. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob es sich um eine Kapitalgesellschaft, eine Personengesellschaft oder einen Einzelgewerbetreibenden handelt – und damit auch für die polnischen Tochtergesellschaften deutscher Unternehmen. Lediglich der Startzeitpunkt für die Rechnungsausstellung über KSeF unterscheidet sich je nach Firmengröße.

Inwiefern?

Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 200 Millionen Złoty (circa 43 Millionen Euro) müssen ihre Verkaufsrechnungen seit dem 1. Februar 2026 über KSeF ausstellen. Firmen, die unterhalb dieser Schwelle liegen, haben Zeit bis zum 1. April 2026. Rechnungen über KSeF empfangen müssen aber bereits jetzt alle Firmen.

Was passiert, wenn ein Unternehmen KSeF ignoriert?

Das wäre ein großer Fehler. Zwar gibt es bis zum 31. Dezember 2026 eine Schonfrist. Das heißt das Finanzamt verhängt in dieser Zeit noch keine Strafen für eine fehlende KSeF-Nutzung.

Unabhängig davon drohen jedoch Probleme im Geschäftsalltag. Große Unternehmen, wie etwa Telekom-Anbieter oder Stromversorger, stellen ihre Rechnungen bereits jetzt über KSeF aus. Ein kleiner Gewerbetreibender, der keinen Zugang besitzt, kann solche Rechnungen weder abrufen noch bezahlen. Das kann zu Verzugszinsen, Mahnungen oder sogar Vertragskündigungen führen.

Und wenn ich meine Rechnungen weiterhin per Mail als PDF verschicke?

Spätestens ab dem 1. April 2026 wird jede B2B-Rechnung, die außerhalb von KSeF ausgestellt wird, keine Rechtsgültigkeit haben. Der Rechnungsempfänger darf sie nicht bezahlen. Er darf sie ja nicht einmal bei sich verbuchen.

Wie erhält ein Unternehmen Zugang zum KSeF-System?

Die Zugangswege hängen von der Rechtsform ab. Einzelunternehmer können sich über ihr sogenanntes Vertrauensprofil anmelden (polnisch "Profil Zaufany"; ein polnisches System zur digitalen Identitätsbestätigung; Anmerkung der Redaktion). Die Firmendaten sind dort bereits hinterlegt.

Handelsgesellschaften wiederum haben die Möglichkeit, das sogenannte ZAW-FA-Formular an ihr Finanzamt zu schicken. Darin wird ein Administrator für das KSeF-Konto benannt. Das Formular muss von allen vertretungsberechtigten Geschäftsführern unterschrieben werden oder – was der von uns empfohlene Weg ist – Handelsgesellschaften sollten den Zugang über ein digitales Siegel sicherstellen. Dieses ist nicht an eine natürliche Person gebunden, sondern an das Unternehmen. Das ermöglicht flexiblere Prozessabläufe. Es gibt verschiedene Anbieter in Polen, die solch ein Siegel bereitstellen.

Wie lässt sich KSeF mit einer bestehenden Buchhaltungssoftware verknüpfen?

Man braucht zunächst eine Software, die mit dem KSeF-System kommunizieren kann. Die in Polen gängigen Programme können dies, ausländische Programme in der Regel nicht. Sobald man eine solche Software hat, muss man – zwecks Kopplung dieser Systeme – ein unternehmensindividuelles Zertifikat im KSeF-System generieren und in die Unternehmenssoftware einbauen.

Was bedeutet KSeF für den Unternehmensalltag?

Neben den oben dargestellten IT-Aspekten erzwingt KSeF auch eine Anpassung der Arbeitsorganisation. Intern muss geklärt werden, wer für was im KSeF verantwortlich ist. Dazu gehört beispielsweise: Wer gibt im Unternehmen Eingangsrechnungen zur Zahlung frei, wer stellt sie aus? Wer in diese Prozesse involviert ist, muss auch in KSeF involviert werden.

Welche Vorgehensweise empfiehlt sich hier?

Es gibt hier leider keine Standardlösung. Jedes Unternehmen muss analysieren, welche Systeme bereits vorhanden sind und wie interne Freigabeprozesse künftig gestaltet sein sollen.

Wie gut funktioniert KSeF bislang?

KSeF selbst arbeitet stabil. Startprobleme gab es vor allem bei Einzelunternehmern, die sich über das Vertrauensprofil anmelden wollten. Dieses war anfangs wegen hoher Nachfrage überlastet. Inzwischen läuft das System reibungslos. Mittel- und langfristig wird KSeF die Buchhaltung vieler Unternehmen effizienter gestalten.

Was gilt für deutsche Unternehmen ohne Betriebsstätte, aber mit Kunden in Polen?

Für sie ändert sich nichts. Sie können ihre Rechnungen weiterhin wie bisher per E-Mail oder postalisch an Kunden in Polen verschicken.