Zollanmeldung und Warenbegleitpapiere

Für die Überwachung der Zollbestimmungen und der Einfuhrverbote und Beschränkungen des Warenverkehrs über die kanadischen Zollgrenzen ist die Zollbehörde Canada Border Services Agency (CBSA) zuständig.

Weitere am grenzüberschreitenden Warenverkehr beteiligte Behörden sind:

• die Steuerbehörde Canada Revenue Agency (CRA),
• die staatliche Gesundheitsbehörde Health Canada,
• die Behörde für die Überwachung von Nahrungsmitteln Canadian Food Inspection Agency (CFIA).

Importer of Record vs. Zollagenten

Der sogenannte Importer of Record (IOR) ist die Person, die in der Zollerklärung als Importeur angegeben wird und die rechtlich verantwortliche Partei für die Einfuhr darstellt. Der IOR haftet unter anderem für die Richtigkeit der Angaben und Einhaltung der Vorschriften und gilt gegenüber der Zollbehörde in Kanada als Hauptansprechpartner.

Einführer können sich von einem Zollagenten (Customs Broker) vertreten lassen, der in ihrem Namen die Vorbereitung der für die Einfuhrabfertigung notwendigen Unterlagen, die Freigabe der Waren aus dem Zollgewahrsam und die Zahlung der Einfuhrabgaben vornimmt. Die Verantwortung für die Richtigkeit von Angaben in den Warenbegleitpapieren und die Zahlung der Einfuhrabgaben bleibt jedoch beim Einführer. Einführer müssen ihre Zollagenten im CARM bevollmächtigen, in ihrem Auftrag zu arbeiten.

Die CBSA hat eine Liste zugelassener Zollagenten veröffentlicht.

Registrierung von Unternehmen

Für die gewerbliche Einfuhr sowie den Verkauf von Waren müssen sich Unternehmen im CARM Client Portal (CCP) registrieren und eine Canadian Business Number (BN) beantragen. Dies gilt für ausländische, als auch lokale Unternehmen. Nicht in Kanada ansässige Importeure müssen erst ihre BN beantragen, bevor sie ihr Unternehmen im Portal registrieren. Sobald der Importeur über eine BN verfügt, kann dieser als Importer of Record auftreten. Die Registrierung muss der Importeur selbst vornehmen - der Customs Broker kann dies nicht übernehmen.

Weiterführende Informationen zur Registrierung

Elektronische Datenübermittlung

Einführer können nach Genehmigung der CBSA die Übermittlung von Vorabinformationen über Warensendungen, die Anmeldung und Abfertigung, die Abrechnung der Einfuhrabgaben und Ausfuhranmeldungen elektronisch mit verschiedenen Applikationen des Electronic Data Interchange vornehmen. Die CBSA kann so Sendungen mit niedrigem Risiko zügig abfertigen und sich im Gegenzug intensiver auf den Schutz der Grenzen vor möglichen Gefahren konzentrieren.

Vorabanmeldung

Die CBSA verlangt die Vorabübersendung von Daten über für Kanada bestimmte Frachtsendungen durch Frachtführer, Spediteure, Lagerhausbetreiber und Importeure (Advanced Commercial Information - ACI).

Die Übermittlung von Voranmeldedaten von Warensendungen erfolgt in der Regel über das elektronische Portal eManifest Portal. Das Portal soll ein besseres Management der Zollbehörde bei Einfuhren mit hohem Risiko gewährleisten, eine Absicherung der Versorgungsketten ermöglichen und Risiken für die nationale Gesundheit und Sicherheit minimieren. Gleichzeitig gewährleistet es eine schnellere Abfertigung von Warensendungen mit niedrigem Risiko. Bei Ankunft ist ferner eine Conveyance Arrival Certification Message (CACM) zu übermitteln.

Seit April 2025 ist die Luftfracht ebenfalls verbindlich dem Pre-load Air Cargo Targeting (PACT) Programm unterstellt. Damit gehen neue Meldepflichten für Luftfracht nach Kanada einher.

Ankunftsmeldung  

Mit der Ankunftsmeldung (Reporting) wird das tatsächliche Eintreffen der Ware bestätigt. Die Ankunftsmeldung ist durch den Frachtführer, beispielsweise der Rederei, einzureichen. Die Meldung erfolgt in der Regel elektronisch, beispielsweise über das eManifest, oder für den Luftverkehr durch eine sogenannte Conveyance Arrival Certification Message (CACM).

Zollanmeldung und Freigabe

Für die Freigabe durch die CBSA sind im Regelfall folgende zwei Wege möglich:

Freigabe nach ausführlicher Prüfung und Zahlung der Abgaben

Grundsätzlich müssen dafür folgende Dokumente in Papierform oder in elektronischer Form (EDI) eingereicht werden:

• das Zollanmeldeformular Commercial Accounting Declaration (CAD)
• das Cargo Control Document A8A-B in zweifacher Ausfertigung
• die Canada Customs Invoice in zweifacher Ausfertigung (bei Warenwert von mehr als 2.500 kanadische Dollar (kan$)) oder Handelsrechnung
• weitere für die Einfuhr benötigte Dokumente wie Einfuhrlizenzen, Genehmigungen und Zertifikate

Einige Zollämter verfügen über das "Commercial Cash Entry Processing System", ein Selbstbedienungs-Computersystem mit dem Importeure oder Zollagenten das "Canada Customs Coding Form" ausfüllen können. Es berechnet automatisch die Höhe der entrichtenden Zölle und Steuern. Einführer zahlen die Einfuhrabgaben in bar, mit Scheck, Travellers cheques oder Kreditkarte (bis zu einer Höhe von 5.000 kan$).

Vereinfachte Zollanmeldung - Freigabe der Waren vor Zahlung der Abgaben

Importeure bzw. Zollagenten, die die Zollbehörde als zuverlässig einstuft und die häufig große Warenmengen einführen, können sich bei der kanadischen Zollbehörde für eine vereinfachte Zollanmeldung auf Basis vorläufiger Dokumente bewerben beziehungsweise das beschleunigte Verfahren der Freigabe der Waren vor Zahlung der Einfuhrabgaben mit EDI nutzen (release on minimum documentation – RMD beziehungsweise "Release Prior to Payment Privilege"). 

Die Zollbehörde führt dann eine vorläufige Abrechnung der geschuldeten Einfuhrabgaben durch. Die endgültige Abrechnung und Zahlung erfolgt zeitversetzt innerhalb bestimmter Zeiträume nach der Wareneinfuhr. Für dieses Privileg verlangt die CBSA von den Unternehmen eine Sicherheit. Diese muss über das CARM hinterlegt werden. Eine Nutzung der Sicherheit des Zollagenten ist nicht möglich. Importeure oder ihre Zollagenten müssen nach der Freigabe der Waren auf der Grundlage vorläufiger Dokumente innerhalb der von der CBSA festgelegten Frist ein "final accounting package" aus allen wichtigen Einfuhrdokumenten und -bescheinigungen wahlweise in Papierform oder via EDI übermitteln. Die Fristen sind abhängig von der Einstufung der Sendung.

Aufbewahrungspflichten einhalten

Alle Unterlagen sind entweder elektronisch oder auf Papier sechs Jahre aufzubewahren. 

Nachträgliche Prüfung möglich

Die CBSA kann Waren noch bis zu vier Jahren nach Einfuhr prüfen und Entscheidungen berichtigen. Grundsätzlich kann die CBP anlässlich der Zollabfertigung die Beachtung der Zollvorschriften (beispielsweise Angaben in der Handelsrechnung zu Menge, Warenwert und die angegebene Zolltarifposition) und der von weiteren Bundesbehörden vorgeschriebenen Vorschriften (Verkehrsfähigkeit der Waren) prüfen. Sie kann vor der Freigabe der Waren stichprobenartig Untersuchungen vornehmen. Ob eine solche Untersuchung notwendig ist, hängt von Art und Charakter der Waren und dem Grad der Compliance des Einführers ab.

Detaillierte Informationen zur Warenabfertigung und nachträglichen Prüfung

Warenbegleitpapiere

Anlässlich der Warenabfertigung sind Warenbegleitpiere beziehungsweise Anmeldeformulare an die CBSA zu übermitteln:

• Internationaler Frachtbrief: See-B/L oder AWB oder die Frachtdeklaration A6A Freight/Cargo Document beziehungsweise das Cargo Control Document A8A/Document de Contrôle du Fret in zweifacher Ausfertigung
• Handelsrechnung/Zollfaktura: für alle Warensendungen mit einem Warenwert ab 2.500 kan$; in englischer oder französischer Sprache mit detaillierten Angaben (Canada Customs Invoice/Facture des Douanes Canadiennes - CI 1 in zweifacher Ausfertigung
• Einfuhrgenehmigungen, Gesundheitszertifikate oder andere Bescheinigungen, die von weiteren kanadischen Bundesbehörden gefordert werden
• falls erforderlich, Ursprungsnachweise für Waren, denen Kanada Zollpräferenzen im Rahmen von Freihandelsabkommen oder des Allgemeinen Präferenzsystems für Entwicklungsländer gewährt
• eine unterschriebene detaillierte Packliste

Die Einfuhrdokumente sollte auf Englisch und/oder Französisch erstellt werden.

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