US-Quellensteuer: Formular W-8BEN-E

Hinweis: Der Rechtsbericht wurde erstmals am 3. April 2023 veröffentlicht und zuletzt inhaltlich überprüft und - soweit erforderlich - aktualisiert im Januar 2025.

US-Quellensteuer

Grundsätzlich unterliegen sogenannte FDAP-Einkünfte (fixed or determinable annual or periodic Income) in den USA einer Quellensteuer von 30 Prozent. Als FDAP- Einkünfte werden Dividenden, Zinsen, Miete und Lizenzgebühren sowie nicht gewerbliche Einkünfte bezeichnet, die nicht im direkten Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen (kein effectively connected income sind beziehungsweise keine gewerblichen Einkünfte sind). 

Hinsichtlich dessen haben im Rahmen der Regelungen des § 1441 Internal Revenue Code (IRC) US-Gesellschaften, die bestimmte Zahlungen an ausländische Gesellschaften oder Personen tätigen, bestimmte Dokumentationspflichten zu berücksichtigen. Grundsätzlich ist der Zahlende (witholding Agent) verantwortlich für die Einbehaltung und Abführung der 30-prozentigen Quellensteuer und die Steuerschuld für die Quellensteuer auf Zahlung liegt beim ausländischen Zahlungsempfänger. Die Quellensteuer wird allerdings durch Doppelbesteuerungsabkommen reduziert (hier ist dann zum Beispiel das Formular W-8BEN vorzulegen).

Foreign Account Tax Compliance Act

Durch die Verschärfung der Regelungen des Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), der 2010 als Teil des HIRE-Act verabschiedet worden ist, ist es zur Ausweitung der Meldepflichten bei internationalen Transaktionen gekommen. Ein Hauptaugenmerkmal des Internal Revenue Service (US-Bundessteuerbehörde) liegt hierbei auf der Erhebung der Quellensteuer bei steuerpflichtigen Zahlungen an ausländische Empfänger.

Durch die Ausweitung der steuerlichen Verpflichtungen sind neben ausländischen Finanzinstituten auch Nicht-US-Unternehmen von den Bestimmungen betroffen. Als steuerlich relevante ausländische Zahlungsempfänger im Sinne des Gesetzes gelten Foreign Financial Institutions (FFI) und die Non-financial foreign entity (NFFE). Im Sinne des § 1472 (d) IRC gilt als NFFE jeder ausländische Rechtsträger, der nicht als FFI zu qualifizieren ist (For purposes of this section, the term "non-financial foreign entity" means any foreign entity which is not a financial institution), mithin jeder in Deutschland ansässige Gewerbebetrieb. Resultierend daraus können durch einen US-grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr steuerliche Meldepflichten für nicht in den USA ansässige Gewerbebetriebe ausgelöst werden.

Vermeidung des Einbehalts der Quellensteuer

Zur Vermeidung des Einhalts der Quellensteuer hat eine Non-financial foreign entity dem withholding agent über eine Informationserklärung (das Formular W-8BEN-E), den Nicht-US-Status sowie die Anwendung der einschlägigen Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommen (zum Beispiel für Zinsen der Artikel 11 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten) darzulegen. Das Formular dient dem withholding agent als Beweisgrundlage gegenüber dem Internal Revenue Service für die quellensteuerliche Einordnung des Sachverhalts. Vor der Zahlung muss eine ordnungsgemäße Dokumentation vorliegen. Die Haftung diesbezüglich trifft den witholding agent. Das Formular ist allerdings nur auf Anfrage des Internal Revenue Service vorzulegen. Der witholding agent hat die an deutsche Gesellschaften gezahlten FDAP-Beträge jährlich in gesonderten Steuerformularen zu erklären (Formulare 1042/1042-S).

Im Rahmen des Formulars W-8BEN-E hat der Zahlungsempfänger beziehungsweise ein in Deutschland ansässiges Unternehmen eine steuerliche US-Identifikationsnummer (employer identification number) anzugeben. Die steuerliche Registrierung kann durch Ausfüllen des Formulars SS-4 erfolgen.

Viele US-Geschäftspartner gehen auf Nummer sicher

In der Regel handelt es sich bei den meisten Einkünften deutscher Unternehmen aus dem US-Geschäft um keine FDAP-Einkünfte, sondern um Einkünfte, die in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen (effectively connected income) wie zum Beispiel die Lieferung von Waren. Um etwaige Haftungsrisiken zu vermeiden und den Sachverhalt steuerlich einzuordnen gehen viele US-Geschäftspartner jedoch auf Nummer sicher und fordern grundsätzlich alle ausländischen Geschäftspartner zur Abgabe des Formulars auf. Um die US-Geschäftspartner zufrieden zu stellen und die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden füllen daher deutsche Unternehmen auch in dieser Konstellation üblicherweise das Formular W-8BEN-E aus.

Zum Thema:

• Webseite der US-Bundessteuerbehörde (Internal Revenue Service)
• GTAI-Rechtsbericht Steuerrecht in den USA

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