Regeln für den Geschäftskontakt

In Malaysia gilt wie in den meisten asiatischen Ländern: Ein Gesichtsverlust - der eigene oder der des Geschäftspartners - sollte unbedingt vermieden werden. Aggressives Verhalten, eine drohende Körperhaltung, Anschreien und andere negative emotionale Ausdrucksweisen kommen so gut wie gar nicht vor. Dagegen sind Lächeln, gar herzliches Gelächter, häufig anzutreffen. Es ist wichtig, eine positive, harmonische Atmosphäre herzustellen. Dann lassen sich Geschäfte wesentlich leichter verhandeln.

Kleider machen auch in Malaysia Leute. Selbst wenn die Kleiderordnung in den letzten Jahren etwas lockerer geworden ist und das tropische Klima zu einer leichten Garderobe animiert: Im Zweifel zieht man sich förmlich an und legt gegebenenfalls das Jackett oder die Krawatte wieder ab. Bei einem Freizeittermin mit Geschäftsfreunden kann man auf Krawatte und Jackett verzichten, sollte aber keinesfalls in Sandalen, T-Shirts oder Shorts erscheinen.

Geschenke erhalten auch im Geschäftsleben die Freundschaft. Einheimische Verkäufer können nützliche Hinweise geben, welches Mitbringsel zu einem bestimmten Anlass passt. Für Malaien sind weder Geld, Tabak oder Alkohol angesagt, dafür aber zum Beispiel Batik, Parfum oder Spielzeug für die Kinder. Bei Chinesen kommen Geschenkverpackungen in roter oder goldener Farbe gut an, während weiß als Farbe des Todes und der Beerdigung zu vermeiden ist.

Die erste Begegnung mit dem Geschäftspartner

Bei der Suche nach und Kontaktaufnahme zu potenziellen Geschäftspartnern helfen mehrere Programme und Institutionen der deutschen Außenwirtschaftsförderung. Am einfachsten ist die Beteiligung an organisierten Delegationsreisen wie dem AHK-Geschäftsreiseprogramm oder den vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderten Informations- und Kontaktveranstaltungen. Ferner organisieren Wirtschaftsfördergesellschaften der deutschen Bundesländer Unternehmerreisen.

Bei größeren Projekten und Geschäften haben das persönliche Kennenlernen und die Beziehungsebene eine stärkere Bedeutung als in Europa. Es gilt, eine vertrauensvolle Basis für die künftige Zusammenarbeit zu schaffen. Die Wirtschaft hat sich auf der anderen Seite mehr und mehr dem schnellen Rhythmus westlicher Geschäftspraktiken angepasst. Beim reinen Verkaufsgespräch haben Asiaten, vor allem Chinesen, zu einem langatmigen Smalltalk und Unterhaltung über persönliche Themen immer weniger Zeit. Nach einer angemessenen Aufwärmphase werden Informationen über das Produkt und das Unternehmen ausgetauscht.

Firmenunterlagen und Produktinformationen sowie genügend Visitenkarten sind in englischer Fassung mitzubringen. Malaysier schätzen deutsche Tugenden wie Ordnung und Pünktlichkeit. Diesen Erwartungen sollte der Besucher entsprechen. Gut vorbereitete Gespräche sparen beiden Seiten Zeit und beugen Missverständnissen vor. Manager und Büroangestellte arbeiten viel, hart und lange. Den klassischen "Nine-to-five"-Job gibt es kaum noch. Ein Anruf in dringender geschäftlicher Angelegenheit erfolgt auch noch bis spät abends oder am Wochenende.

Ablauf von Besprechungen

Die Begrüßung erfolgt in der Regel durch Handschlag, wobei man moslemischen Frauen nicht unaufgefordert die Hand reicht. Danach werden die Visitenkarten ausgetauscht. Die Karte ist mit beiden Händen zu überreichen und respektvoll zu behandeln. Beide Seiten lesen den Titel vor, dabei wird praktischerweise die richtige Aussprache des Namens sowie die Aufgabe im Unternehmen geklärt.

Malaysische Geschäftsleute kommunizieren in der Regel auf Englisch. Falls der Besucher dies nicht verhandlungssicher spricht, sollte ein Dolmetscher hinzugezogen werden. Je komplexer das Geschäft, desto wichtiger ist die persönliche Anwesenheit. Ein Telefongespräch oder der Austausch von E-Mails reichen dann nicht aus. Wer ein langfristiges Engagement plant, darf nicht nur ein Mal im Jahr vor Ort auftauchen oder sich nur dann melden, wenn etwas schief läuft. Solch ein Verhalten signalisiert Desinteresse.

Die Strukturen sind hierarchischer als in westlichen Organisationen. Mit dem mittleren Management, den Technikern und kaufmännischen Angestellten werden nur Details besprochen, Informationen ausgetauscht und Absichten erklärt. Verhandlungen sollten daher mit dem Entscheidungsträger geführt werden. Erst wenn dieser dem Projekt zugestimmt hat und die Mittel freigibt, beginnt die endgültige Feinarbeit.

Malaysier verfügen über keine Streitkultur. Bleiben die Verhandlungen stecken, sollte eine Pause eingelegt oder das Thema gewechselt werden. Konflikte und heftige Auseinandersetzungen sind grundsätzlich zu vermeiden. Schuldzuweisungen schaden wegen des Gesichtsverlustes und setzen den Gesprächen ein Ende. Als Ausweg können die Parteien einen Streitschlichter anrufen, der über einen höheren Rang als die Gegner verfügen muss. Am Ende der Verhandlungen sollten die Ergebnisse schriftlich zusammengefasst werden.

Geschäftsessen

Für die erste Begegnung überlässt der Besucher die Restaurantauswahl am besten seinem Geschäftspartner. Allgemein stehen vom einfachen Imbiss bis zum repräsentativen Spitzenlokal sämtliche Möglichkeiten offen. Es kann zwischen europäischer, südamerikanischer, arabischer und asiatischer Küche gewählt werden.

Falls man selbst das Restaurant bestimmt, ist die Herkunft der Gäste zu berücksichtigen. Für Moslems soll die Küche "halal" sein, das heißt mindestens frei von Schweinefleisch. Bei einem chinesischen Essen bestellt der Gastgeber die Gerichte. Er achtet darauf, dass jeder Gast alle Speisen probiert. Tischreden und Trinksprüche in Restaurants sind verpönt.

Der Einladende begleicht die Rechnung. Falls locker ein gemeinsames Mittagessen unter Geschäftsfreunden verabredet wurde, kann getrennt bezahlt werden. Auf den Rechnungsbetrag wird in der Regel eine 6%ige Verkaufssteuer und das Trinkgeld ("10% Service Charge") hinzu addiert, das die Kunden nur bei außerordentlich gutem Service erhöhen.

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