Kalifornien schließt Umsatzsteuerlücke für Software

Für deutsche Unternehmen stellt das US-amerikanische Umsatzsteuersystem häufig eine besondere Herausforderung dar, da es sich grundlegend vom deutschen Umsatzsteuersystem unterscheidet. In den USA gibt es keine landesweit einheitliche Umsatzsteuer. Stattdessen erheben die einzelnen Bundesstaaten eine sogenannte Sales and Use Tax. Dabei verfügt jeder Bundesstaat über eigene gesetzliche Regelungen und individuelle Steuersätze. Einige Bundesstaaten erheben derzeit sogar überhaupt keine Sales and Use Tax.

Die Sales Tax fällt in der Regel beim Verkauf materieller Güter an Endverbraucher an. Sie wird vom Verkäufer erhoben und an die zuständige Steuerbehörde abgeführt. Ergänzend dazu existiert die Use Tax. Diese kann beispielsweise dann entstehen, wenn ein Kauf außerhalb eines Bundesstaates erfolgt ist und dabei keine Sales Tax berechnet wurde, das erworbene Produkt jedoch anschließend in diesem Bundesstaat genutzt wird.

Die Ausweitung der Sales and Use Tax auf Standardsoftware in Kalifornien verdeutlicht, wie dynamisch das US-amerikanische Umsatzsteuersystem ist und wie wichtig eine frühzeitige umsatzsteuerliche Prüfung von Geschäftsmodellen für die USA ist.

Standardsoftware wird steuerpflichtig

Kalifornien gehörte bislang zu den wenigen US-Bundesstaaten, die keine Sales and Use Tax auf vorgefertigte Software beziehungsweise Standardsoftware (Prewritten Software) erhoben haben, die elektronisch bereitgestellt oder per Fernzugriff genutzt wird. Mit Wirkung zum 1. Januar 2027 ändert sich dies jedoch grundlegend: Die California Senate Bill 122 erweitert den Begriff "bewegliche körperliche Wirtschaftsgüter" (tangible personal property) auf digitale Produkte. Damit unterliegt künftig auch der Verkauf von Standardsoftware der kalifornischen Sales and Use Tax.

Ausnahmen bleiben bestehen

Der kalifornische Gesetzgeber hat den Anwendungsbereich der neuen Gesetzänderungen allerdings begrenzt. Unter anderem bleibt der Verkauf von individuell entwickelter Software (Custom Software) weiterhin überwiegend steuerfrei. Nicht betroffen sind auch bestimmte Kategorien digitaler Produkte wie zum Beispiel E-Books, Hörbücher und Videospiele.

Ortsbestimmung für die Besteuerung

Die Besteuerung für die Bereitstellung von Standardsoftware richtet sich nach der bekannten Adresse des Käufers (purchaser). Diesbezüglich gilt eine feste Reihenfolge:

• Rechnungsadresse (the purchaser’s billing address),
• Liefer- oder Versandsadresse (the purchaser’s shipping or delivery address),
• Adresse des verwendeten Zahlungsmittels (the mailing address associated with the purchaser’s payment instrument),
• Postanschrift des Käufers (the purchaser’s mailing address).

Insofern keine kalifornische Adresse des Käufers vorliegt beziehungsweise der Käufer über keine Adresse in Kalifornien verfügt, gilt der Ort des Verkaufs der Standardsoftware als außerhalb Kaliforniens liegend und der Verkäufer ist nicht verpflichtet die Sales and Use Tax zu entrichten, wenn er nachweisen kann, dass er angemessene Anstrengungen unternommen hat, um die Adressdaten des Käufers zu ermitteln.

Für Unternehmen gewinnt damit die ordnungsgemäße Erfassung und Dokumentation von Kundendaten erheblich an Bedeutung. Fehlerhafte oder unvollständige Adressendaten von Kunden können künftig steuerliche Konsequenzen zur Folge haben.

Nutzung außerhalb und innerhalb Kaliforniens

Insofern die Software außerhalb Kaliforniens erworben wird, aber innerhalb von 90 Tagen im Bundesstaat genutzt wird, existiert die gesetzliche Vermutung, dass sie für die Nutzung in Kalifornien erworben worden ist und in diesem Fall die kalifornische Sales and Use Tax anfällt. Entscheidend ist in diesen Fällen der Ort der tatsächlichen Nutzung.

Besonderheiten für Großkäufer

Im Rahmen der neuen Gesetzgebung finden sich auch Sonderregelungen für Großkäufer beziehungsweise Unternehmen mit einem besonders hohen Einkaufsvolumen. Übersteigen die Bruttoeinnahmen aus dem Verkauf digitaler Produkte an einen Käufer im laufenden Kalenderjahr den Schwellenwert von 5 Millionen US-Dollar (US$), geht die Verpflichtung zur Entrichtung der Use Tax grundsätzlich auf den Käufer über.

Sobald dieser Schwellenwert überschritten wird, ist der Käufer verpflichtet eine Genehmigung zur direkten Zahlung der Use Tax zu beantragen und die Steuer entsprechend an das California Department of Tax and Fee Administration abzuführen. Auf Antrag des Käufers kann die Behörde jedoch von dieser Verpflichtung absehen und mithin die Verpflichtung zur Erhebung der Steuer weiterhin beim Verkäufer bleiben.

Fazit

Kalifornien hat im Rahmen der California Senate Bill 122 eine bisherig existierende Gesetzeslücke in Bezug auf die Besteuerung von Standardsoftware geschlossen. Unternehmen, die im digitalen Bereich in Kalifornien tätig sind, sollten sich daher darauf einstellen, dass ab dem 1. Januar 2027 neue umsatzsteuerliche Vorgaben gelten. Es empfiehlt sich, die Auswirkungen frühzeitig zu prüfen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen und bestehende Geschäftsmodelle anzupassen.

Zum Thema:

• GTAI-Publikation Steuerrecht in den USA 
• GTAI-Rechtsbericht US-Besteuerung bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen